Переход на электронные трудовые книжки

Кадровикам прибавилось работы – в 2020 они будут вести сразу 2 версии трудовых книжек: электронные и бумажные. Рассказываем подробности и нюансы перехода на электронную версию ТК.

Во все сферы нашей жизни неизбежно внедряются цифровые технологии. Не обошли они и процесс оформления сотрудников организаций — начиная с 2020 года бумажные электронные книжки начнут дублироваться в электронном виде.

В связи с этим возникает множество вопросов:

• Нужно ли выдавать бумажную трудовую книжку на руки работнику?
• Можно ли отказаться от перехода на электронную книжку?
• Что делать с бумажными версиями документа?

Разбираемся!

На сегодняшний день к законопроекту о переходе на электронные трудовые книжки продолжают разрабатываться поправки.

Так, каждый сотрудник будет самостоятельно решать, хочет он переходить на электронный формат или нет. В течение 2020 года ему предстоит написать заявление, в котором он либо соглашается на переход, либо отказывается. «Автоподписки» на переход не будет. Эти заявления будут переданы в Пенсионный Фонд в течение 2020 года.

Работодателям предстоит собирать сведения о деятельности сотрудников и передавать в ПФР (Пенсионный Фонд Российской Федерации). Именно он будет заниматься ведением электронных трудовых.

Можно ли отдать сотруднику оригинал трудовой? Да, но либо при увольнении, либо при оформлении социальных выплат в Пенсионный Фонд. В других случаях ему необходимо выдавать заверенную копию.

В течение следующего года работодателю предстоит предпринять ряд действий, чтобы перевести работников на электронные трудовые книжки.

В первую очередь, организации необходимо назначить кадровиков, которые будут передавать данные о сотрудниках в ПФР. Нужно будет завести корпоративный адрес электронной почты отдела кадров. По этому адресу работники будут направлять заявления. Следует назначить ответственного сотрудника, который будет регулярно проверять почту. Напоминаем, что работник должен получить ответ на письмо в течение трех рабочих дней.

Предстоит решить, в каком порядке и как именно сотрудники компании будут отправлять заявления. Перед этим необходимо письменно сообщить всем работникам о новых правилах. Подробно рассказать о том, что переход на электронные ТК — это безопасно и удобно. Следует уточнить, что выбор в любом случае остается за сотрудником. Каждый работник должен ознакомиться с измененными локальными актами организации.

Нормативные документы и отчеты о переходе на электронные трудовые книжки — в системе «Кадры».